Qual a importância de uma agenda na rotina?

Sou uma entusiasta do uso da agenda, porque ela facilita demais a minha vida. Amo demais, e não sou gente sem a minha. Você usa? Se não, por favor, considere começar a usar. Ela é imprescindível para te ajudar a ter a mente tranquila, porque uma vez que seus compromissos foram registrados nela, seu cérebro descansa. Você não terá mais que se preocupar em lembrar das coisas, pois se está na agenda, tudo o que você precisa fazer é adquirir o hábito de consultá-la diariamente.

Gosto de agenda de papel, com uma página inteira por dia. Nela anoto o óbvio: meus compromissos, mas também tarefas a cumprir com data e hora marcadas. No dia anterior dou uma conferida para ter segurança de que sei como será o dia posterior. Ao iniciar o dia, dou conta do que precisa ser feito sem pressa, porque houve planejamento para montar minha rotina. Isso me dá tranquilidade, porque tenho várias coisas a fazer durante o dia, mas me organizo para que as coisas não se tornem urgentes.

Para que a gente consiga se organizar, é preciso se familiarizar com alguns conceitos para facilitar a gestão do que fazer no dia a dia, e não se perder no processo, muito menos sentir-se sobrecarregada ou deixar para trás providências importantes. No nosso cotidiano precisa estar muito bem definido o que é compromisso, o que é tarefa e o que é projeto. Para cada um deles você reserva um espaço para registro e gestão, e controla o cumprimento deles no dia a dia, dessa maneira tudo vai fluindo com mais tranquilidade. Vamos entender a diferença?

Compromisso é tudo aquilo que tem data e hora marcada para acontecer. Você não pode remanejar uma consulta com médico que está marcada, ou reunião com alguém, ou a entrega de um relatório, apenas porque é conveniente para você. Se está marcado, é preciso cumprir aquele compromisso. Esse tipo de registro e controle vai para a sua agenda.

Agora pense comigo: sabe quando você anota algo na agenda e depois fica tirando de um dia e colocando em outro? Já fiz muito isso, e não é uma boa maneira de se organizar, porque gera retrabalho na sua organização. Se algo anotado na agenda fica pulando de uma dia para o outro, é porque não é um compromisso, mas uma tarefa, e não deveria estar anotado ali. Agenda é lugar de compromisso, com data e hora marcada. Tarefa é outra coisa, e deve ir para outro lugar.

Tarefa não necessariamente tem data e hora para execução, ela acontece em qualquer dia ou horário, e tudo depende da importância e prioridade que aquela tarefa tem. Então anotar tarefas na agenda, sem que elas tenham um prazo definido, só vai tumultuar visualmente a sua agenda, e gerar o retrabalho de ficar anotando de novo, e de novo, de um dia para o outro. Terefa é uma ação que você faz de uma vez só: escrever um texto, mandar um e-mail, etc. Esse tipo de registro e controle eu faço num caderno de tarefas, identifico cada uma delas como sendo TAREFA de TRABALHO e TAREFA PESSOAL, e distribuo elas ao longo da semana na minha planilha de controle das minhas rotinas. Monto minha planilha de controle das rotinas uma vez por semana, e insiro novas tarefas a serem cumpridas no meu planejamento semanal.

Um conjunto de tarefas, por sua vez, é um projeto. Executadas em cadeia, essas tarefas dão forma a algo maior que você precisa completar. Quando você se depara com algo como organizar o seu guarda-roupas ou abrir um site para sua empresa, é preciso segmentar isso em várias tarefas. Cada dia você cumpre uma etapa, dentro de um prazo definido, até que você execute aquele projeto por completo. Os projetos eu listo e gerencio num caderno de projetos. Nesse caderno eu tenho um índice com meus projetos, identificados como PESSOAL ou TRABALHO, e uma página para cada um deles. Na página de cada projeto está a lista de tarefas que preciso cumprir, uma a uma, para atingir a completude daquele projeto. Ao longo da semana distribuo os projetos nos quais vou trabalhar de acordo com a prioridade que eles têm.

Espero que o conteúdo tenha sido útil para você!

Imagem: Renáta-Adrienn on Unsplash

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