Agenda eficiente: compromisso x tarefa x projeto.

Para que a gente consiga se organizar, é preciso tornar nossa agenda eficiente, e um dos caminhos é se familiarizar com alguns conceitos para facilitar a gestão do que fazer no dia a dia, e não se perder no processo, muito menos sentir-se sobrecarregada ou deixar de fazer coisas importantes. No nosso cotidiano precisa estar muito bem definido o que é compromisso, o que é tarefa e o que é projeto. Para cada um deles você reserva um espaço para registro e gestão, e controla o cumprimento deles no dia a dia, dessa maneira tudo vai fluindo com mais tranquilidade. Vamos entender a diferença?

Compromisso é tudo aquilo que tem data e hora marcada para acontecer. Você não pode transferir uma consulta com médico ou reunião com alguém para um outro horário de acordo com o que for conveniente para você. Se está marcado, é preciso cumprir aquilo naquela data e horário. Esse tipo de registro e controle vai para a sua agenda.

Sabe quando você anota algo na agenda e depois fica tirando de um dia e colocando em outro, porque por alguma razão você não conseguiu cumprir? Já fiz muito isso, e não é uma boa maneira de se organizar, porque quando fazemos isso está claro que colocamos na agenda o que não deveria estar ali: as tarefas. Agenda é lugar de compromisso, com data e hora marcada. Tarefa é outra coisa, e deve ir para outro lugar.

Tarefa não necessariamente tem data e hora para execução, certo? Justamente por isso a gente pode tirar de um dia e colocar em outro porque não conseguiu cumprir. Ela acontece em qualquer dia ou horário, e tudo depende da importância e prioridade que aquela tarefa tem. Então anotar tarefas na agenda, sem que elas tenham um prazo definido, só vai tumultuar visualmente a sua agenda, e gerar o retrabalho de ficar anotando de novo, e de novo, de um dia para o outro.

Terefa é uma ação que você faz de uma vez só: escrever um texto, mandar um e-mail, etc. Se você executa uma ação de uma vez só, e dá aquilo por concluído, é uma tarefa. Esse tipo de registro e controle eu faço num caderno de tarefas, e distribuo elas ao longo da semana na minha planilha de controle das minhas rotinas. Monto minha planilha de controle das rotinas uma vez por semana, e insiro novas tarefas a serem cumpridas no meu planejamento semanal.

Projeto é um conjunto de tarefas que, executadas em cadeia, dão forma a algo que você precisa completar. Quando você se depara com algo que parece ser grande, como por exemplo organizar o seu guarda-roupas ou abrir um site para sua empresa, é preciso segmentar isso em várias tarefas. Cada dia você cumpre uma etapa, dentro de um prazo definido, até que você execute aquele projeto por completo. Os projetos eu listo e gerencio num caderno de projetos. Nesse caderno eu tenho um índice com meus projetos, e uma página para cada. Na página de cada projeto está a lista de tarefas que preciso cumprir, uma a uma, para atingir a completude daquele projeto. Ao longo da semana distribuo os projetos nos quais vou trabalhar de acordo com a prioridade que eles têm.

Mais do que entender a importância da agenda como uma ferramenta de organização, é preciso adquirir o hábito de utilizá-la e consultá-la diariamente. Esse é um hábito, dos bons, que precisa ser construído. Dê seu primeiro passo nesse sentido!

Imagem: JESHOOTS.COM via Unsplash

Nossos Links:

Projeto Lar Bonito Lar | Projeto Bem Viver Organizada | Facebook | Instagram